Cómo optimizar el tiempo para evitar el estrés
Se te acumulan las tareas y optimizar el tiempo es una utopía para ti. Seguro que en alguna ocasión te ha ocurrido esto ante el aluvión de cosas que ‘tienes que hacer para ya’, o que es algo ‘de lo que no te puedes olvidar’.
La cantidad de órdenes, encargos y tareas que recibimos o que tenemos automatizadas cada día puede convertirse en un caos organizativo que colabora activamente a la aparición del estrés.
Aunque parezca algo extraño, la realidad es que si nos organizásemos bien seguramente podríamos hacer casi todo lo que tenemos sobre la mesa de trabajo o lo que tenemos en casa, que aunque no son tareas puramente administrativas pero también es una lista interminable de cosas que hay que hacer.
Seguramente hayas escuchado en algún momento hablar de las prioridades y de cómo se tienen que establecer para poder solucionar este problema y optimizar el tiempo de forma efectiva. Es decir, dedicarle los minutos, las horas o los días a determinadas tareas que sí o sí son lo suficientemente importantes como para terminarlas lo antes posible.
La matriz de Eisenhower
Para esto existe una metodología que quienes trabajan en la oficina de una empresa o bien han cursado estudios superiores, la conocen bien. Se trata de la matriz de Eisenhower, encargada de ayudarte a priorizar con tus tareas para que sepas elegir cuáles de ellas tienes que terminar primero.
Con ella se organiza el trabajo, se asigna una lista por orden y ayuda a reforzar tu posición en el caso de que tengas que dar explicación al porqué hay unas tareas más importantes que otras. Esto también se agradece en el caso del hogar con una familia de cuatro o más miembros, ya que nos ayudará no sólo a terminar eficazmente con lo primero que haya que hacer sino que también nos ayudará a no olvidarnos de aquellas ‘tareas residuales’ pero necesarias.
De lo que se trata es de administrar el tiempo, de forma sencilla, para que esas tareas repentinas e inesperadas no enturbien los objetivos que tienes que tener claro a la hora de organizar TODAS tus tareas: la urgencia y la importancia son los dos parámetros que van a determinar cómo priorizarlas.
El cuadrante es muy sencillo. En el lado izquierdo dos títulos; importante y justo debajo no importante. En la parte superior, formando la matriz, en el lado izquierdo urgente y a la derecha no urgente.
Cómo organizar tus tareas y optimizar el tiempo
El resumen de cómo organizar tus tareas lo tienes a la vista y de un plumazo. ¿Cómo? Te lo explicamos:
1.- Todas aquellas tareas que sean IMPORTANTES y URGENTES tienen el máximo nivel de prioridad y son las que primero debes resolver.
2.- Las tareas que seas IMPORTANTES y NO URGENTES son metas a largo plazo y que no tienes que resolver ya. Al no tener una fecha de vencimiento próxima o simplemente no tenerla significa que tienes que resolverlas antes que otras por su importancia frente a ellas, pero no de forma inmediata.
3.- Tareas NO IMPORTANTES y URGENTES. Estas tareas son las que debes programar para después de las de mayor nivel de prioridad. También son aquellas que puedes delegar.
4.- Por último, las NO IMPORTANTES y NO URGENTES son las últimas que deben de hacerse o bien dejar de lado y eliminar. Eso ya depende de ti.
Optimizar el tiempo a través de la urgencia e importancia es clave en la lucha contra el estrés laboral. Pon en práctica esta divertida actividad para ordenar y organizar tu trabajo y encontrarás muchas más satisfacciones que problemas.
Te sentirás mejor, más productivo y tu trabajo en la oficina y en casa más ordenado y organizado. Tendrás la sensación de que no se te olvida nada. Eso sí, cada vez que te llegue una tarea, ubícala en la matriz para que no se quede en el tintero.
